Klokkenluidersregeling

Klokkenluiders zijn personen die in het kader van hun werkrelatie inbreuken vaststellen binnen de werking van het lokaal bestuur en deze melden.

Alle inbreuken die lokale overheden begaan op wetgeving en regelgeving die in Vlaanderen van toepassing zijn, kunnen het voorwerp uitmaken van een klokkenluidersmelding. Het gaat om een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is of het doel of toepassing van de regelgeving ondermijnt.

Burgers zonder werkrelatie met het lokaal bestuur vallen niet onder het toepassingsgebied van de klokkenluidersregeling. Zij kunnen inbreuken melden via de gewone klachtenprocedure.

Op de website van de Vlaamse overheid kan je meer informatie terugvinden over deze klokkenluidersregeling.

Meldingskanalen

Interne meldkanaal

Personeelsleden kunnen zowel schriftelijk, als mondeling meldingen richten aan de algemeen directeur. Meldingen kunnen ook anoniem worden verstuurd.

Algemeen directeur, Veldonkstraat 1, 3120 Tremelo
016 52 54 05
algemeendirecteur@tremelo.be

Bij meldingen per brief vermeld je duidelijk op de omslag dat de brief vertrouwelijk is, door het woord ‘vertrouwelijk’ zichtbaar te noteren.

Extern meldkanaal

Externen die met het lokaal bestuur samenwerken en in het kader van hun werkrelatie inbreuken vaststellen dienen zich rechtstreeks te wenden tot Audit Vlaanderen.

Audit Vlaanderen, Havenlaan 88 – bus 24, 1000 Brussel
02 553 45 55
melding.audit@vlaanderen.be

Wat gebeurt er met de meldingen?

Ontvangstmelding

Binnen de 7 dagen na de dag waarop de melding wordt ontvangen, verstuurt de algemeen directeur een ontvangstmelding aan de melder.

In volgende gevallen dient er geen ontvangstmelding te worden verstuurd:

de melding werd reeds afgehandeld binnen deze termijn. De melder ontvangt onmiddellijk meer informatie over de melding.
de melder heeft zich verzet tegen het ontvangen van een ontvangstbevestiging
de ontvangstbevestiging brengt de bescherming van de identiteit van de melder in gevaar

Fysieke ontmoeting

De melder heeft het recht om op korte termijn een fysieke ontmoeting te krijgen om de informatie van de melding te bespreken.

Verslag en onderzoek

Naar aanleiding van mondelinge meldingen of fysieke ontmoetingen kan er, mits instemming van de melder, een schriftelijk verslag worden opgemaakt. Melders kunnen dit verslag controleren, corrigeren en ondertekenen voor akkoord.

Het intern meldkanaal gaat de juistheid van de informatie na en neemt de gepaste maatregelen als er een vermoeden van een inbreuk is.

Terugkoppeling aan de melder

Binnen de drie maanden na de dag waarop de ontvangstmelding werd verstuurd, informeert de algemeen directeur de melder over de geplande en genomen maatregelen, alsook de redenen daarvoor. Er wordt hierbij geen informatie vrijgegeven die afbreuk doet aan het intern onderzoek of die het onderzoek en de rechten van de betrokken persoon schaadt.

Rechten van de betrokkene

De persoon over wie de melding gaat heeft volgende rechten:

Geheimhouding identiteit
Recht op een doeltreffende voorziening in rechte
Recht op een eerlijk proces
Vermoeden van onschuld
Recht van verdediging (vb. recht om gehoord te worden en recht op toegang tot het dossier)

Verwerking van persoonsgegevens

Er wordt door de algemeen directeur een register bijgehouden van de ontvangen meldingen. De vertrouwelijkheid wordt beschermd van de identiteit van de melder, de identiteit van de persoon over wie de melding gaat, alsook van informatie waaruit de identiteit van de persoon over wie de melding gaat of die van de melder kan blijken. Enkel de algemeen directeur heeft toegang tot deze informatie.

De algemeen directeur treedt op als verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens in het kader van de meldingen die deze ontvangt.

Volgende persoonsgegevens worden geregistreerd, voor zover ze voorhanden zijn:

naam van de melder
contactgegevens en functie van de melder
naam van derden die verbonden zijn met de melder en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in werkgerelateerde context.
naam een de functie van de betrokken persoon en informatie over de inbreuken van de betrokken persoon
naam van de getuigen
schriftelijke meldingen
stemopnames en het schriftelijk verslag van mondelingen meldingen

Bescherming van de klokkenluider

De klokkenluider is beschermd tegen represailles wanneer deze gegronde redenen had om te geloven dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist was. Wie daarentegen opzettelijk of bewust onjuiste of misleidende informatie meldt, geniet geen bescherming.

Represailles worden ruim geïnterpreteerd: denk aan ontslagbescherming, maar ook bescherming tegen schorsing, degradatie, weigering van promotie, negatieve beoordelingen, pesterijen of uitsluiting, verandering van taken, financiële sancties, etc. De bescherming is onbeperkt in tijd.

Het verbod op represailles is eveneens van toepassing wanneer informatie openbaar wordt gemaakt op voorwaarde dat:

er eerst intern of extern melding werd gemaakt waarbij geen passende maatregelen werden genomen binnen de 3 maanden na de ontvangstbevestiging
ze menen dat een van de volgende situaties zich voordoet:
- de inbreuk vormt een dreigend of reëel gevaar voor algemeen belang
- er bestaat naar aanleiding van de externe melding een risico op represailles of het is niet waarschijnlijk dat de inbreuk doeltreffend wordt behandeld door de bijzondere omstandigheden van de zaak

Het intern meldkanaal verstrekt kosteloos volledige en onafhankelijke informatie en advies over de beschikbare remedies en procedures die bescherming bieden tegen represailles.